Czego nie widać w ofercie sali, a potrafi zepsuć całe wydarzenie

Oferty sal wyglądają bardzo podobnie. Metraż, liczba miejsc, projektor, klimatyzacja, wifi. Na tej podstawie podejmuje się decyzję, a potem w dniu wydarzenia wychodzą rzeczy, których w żadnej ofercie nie było. Poniżej lista tego, co najczęściej psuje eventy, i pytań, które warto zadać, zanim podpiszesz umowę.

Akustyka, czyli dlaczego przy stole nikt się nie słyszy

To problem numer jeden i jednocześnie ten, który najtrudniej wychwycić z folderu. Sala z betonowym sufitem, szklaną ścianą i twardą podłogą wygląda świetnie na zdjęciach, ale przy dwustu rozmawiających osobach zamienia się w huk. Ludzie podnoszą głos, robi się jeszcze głośniej i po godzinie wszyscy mają dość.

Przy oglądaniu sali klaśnij i posłuchaj, jak długo dźwięk wraca. Zapytaj o ustrojenie akustyczne i o to, jakie wydarzenia już się w tej sali odbywały. Jeśli obiekt regularnie obsługuje koncerty i konferencje, akustyka na pewno była przedmiotem uwagi. Osobna sprawa to sale przeznaczone do skupienia: Sala Odyssey we wrocławskim Terminal Event Center ma naturalną izolację akustyczną, dzięki czemu sprawdza się przy nagraniach i spotkaniach, w których każde słowo musi być słyszalne.

Szatnia, czyli kolejka na starcie i na końcu

Zimą to potrafi być najgorsze wspomnienie z całego wieczoru. Trzysta kurtek i jedna osoba przy okienku oznaczają dwadzieścia minut stania przed wejściem, a po zakończeniu jeszcze więcej, bo wszyscy wychodzą jednocześnie.

Pytaj nie o to, czy szatnia jest, tylko na ile osób została zaprojektowana i ilu pracowników ją obsługuje przy twojej liczbie gości. W Hali Orion szatnia jest przygotowana na 4000 osób, czyli na pełną pojemność obiektu, a nie na jego część.

Toalety liczy się na uczestników, nie na budynek

Nikt nie wpisuje tego do oferty, a jest to jedna z niewielu rzeczy, które uczestnik zapamięta na pewno. Przerwa kawowa trwa piętnaście minut i w tym czasie sporo osób chce skorzystać z toalety naraz. Zaplecze policzone pod normalny ruch biurowy tego nie wytrzyma.

Sprawdź, czy zaplecze sanitarne zostało przystosowane do maksymalnej pojemności sali. W Orionie jest liczone dla ponad 4000 osób, czyli dla kompletu widowni przy koncercie.

Którędy wchodzi obsługa, a którędy sprzęt

Jeśli kelnerzy z tacami przechodzą przez środek sali, a technik w trakcie prelekcji musi przejść przed sceną, wydarzenie traci na jakości bez żadnego dramatycznego powodu. To samo dotyczy montażu: sala na drugim piętrze bez windy towarowej oznacza kilka dodatkowych godzin pracy ekipy.

• Czy sala jest na parterze?
• Czy do środka wjedzie samochód lub ciężarówka?
• Czy obsługa cateringu ma osobne wejście i zaplecze kuchenne?
• Gdzie stoi stanowisko technika i czy nie blokuje widoku?

Dla porównania, Sala Galileo jest na parterze i pozwala wjechać samochodem bezpośrednio na salę, a Hala Orion ma dwie bramy wjazdowe o wysokości 4,2 m. Przy premierach produktowych i większych scenografiach to warunek konieczny, a nie udogodnienie.

Zaciemnienie i klimatyzacja, czyli dwie rzeczy sprawdzane dopiero na miejscu

Duże okna świetnie wyglądają przy podpisywaniu umowy w marcu. W czerwcu o dwunastej okazuje się, że prezentacji nie widać, a w sali jest trzydzieści stopni. Zapytaj wprost, czy salę da się całkowicie zaciemnić i czy klimatyzację można regulować w trakcie wydarzenia, a nie tylko ustawić rano.

Sprawdź też oświetlenie. Sala z jednym rodzajem świetlówek wygląda tak samo podczas części oficjalnej i podczas zabawy. Możliwość zmiany barwy światła realnie zmienia klimat wieczoru. W Terminal Event Center sale mają oświetlenie LED w pełnej palecie RGBW, a Galileo dodatkowo pełne zaciemnienie.

Prąd, którego zabrakło

Zespół muzyczny, food trucki, fotobudka, stoiska partnerów i oświetlenie sceniczne to razem obciążenie, którego nikt wcześniej nie policzył. Efektem bywa wybity bezpiecznik w połowie wieczoru.

Poproś o informację o dostępnej mocy przyłączy i o rozmieszczeniu gniazd. Przy większych produkcjach zapytaj też, czy obiekt ma własne zaplecze techniczne, czy wszystko trzeba dowozić. Im więcej sprzętu jest na miejscu, tym mniej podwykonawców w harmonogramie.

Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak

Najbardziej niedoceniana pozycja w ofercie to człowiek. Sala z doskonałym nagłośnieniem, ale bez technika obecnego w trakcie wydarzenia, jest salą, w której przy pierwszym problemie zostajesz sam z mikrofonem, który nie działa.

Ustal, kto jest obecny na miejscu podczas wydarzenia, jaki ma kontakt i za co odpowiada. Zapytaj też o plan B: co się dzieje, gdy padnie internet przy transmisji online albo gdy trzeba zmienić układ sali między sesjami.

Lista pytań na wizytę referencyjną

Weź ją ze sobą, gdy pojedziesz obejrzeć obiekt. Zajmuje kilka minut, a oszczędza sporo kłopotów.

• Jak sala brzmi, kiedy jest w niej dużo ludzi?
• Na ile osób policzono szatnię i toalety?
• Czy salę da się w pełni zaciemnić?
• Którędy wchodzi obsługa cateringu?
• Jaka jest dostępna moc przyłączy?
• Kto z obsługi technicznej jest na miejscu w trakcie wydarzenia?
• Od której godziny mogę wejść na montaż i do której trwa demontaż?
• Ile miejsc ma parking i czy należy do obiektu?
• Czy w pobliżu jest nocleg dla gości spoza miasta?

Ostatnie dwa punkty warto sprawdzić szczególnie uważnie, bo generują najwięcej ukrytych kosztów. Terminal Event Center przy ul. Rakietowej 33 we Wrocławiu ma ponad 350 miejsc parkingowych, hotel bezpośrednio przy obiekcie z bazą noclegową dla ponad stu osób i własną restaurację obsługującą catering eventowy, a do Portu Lotniczego Wrocław są stąd 2 km.

Jeśli planujesz wydarzenie i chcesz zweryfikować te punkty na konkretnym obiekcie, zobacz stronę Terminal Event Center i porównaj przestrzenie, od kameralnej Sali Apollo po Halę Orion. Zdjęcia wnętrz i opinie organizatorów znajdziesz na wizytówce Google, a termin i wycenę ustalisz przez formularz kontaktowy albo telefonicznie pod numerem 71 773 55 75.